15 bí quyết giúp bạn quản lý thời gian của mình

No comments

Một kế hoạch hoàn chỉnh vẫn có thể dẫn đến những tình huống phát sinh ngoài mong muốn. Thế nên, với danh sách việc cần làm dù đã sắp xếp cẩn thận vẫn nên biết rằng sẽ chẳng thể

Bạn có thường hay căng thẳng khi khối lượng công việc quá lớn? Với thời gian trong ngày, bạn có cho rằng không đủ để hoàn thành các nhiệm vụ đang nắm giữ? Hay là bạn có thể tận dụng xuất sắc kỹ năng quản lý thời gian để giải quyết tốt tất cả?

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

Khi mà bạn biết cách quản lý thời gian cũng là lúc bạn đạt được sự kiểm soát những công việc muốn hoàn thành. Những căng thẳng sẽ được giảm bớt và làm việc hiệu quả hơn ở công ty. Bạn phải cần nhiều thời gian để rèn luyện kỹ năng này và tùy thuộc vào từng đối tượng mà dùng cách thức khác nhau. Chọn phương pháp bạn cho là phù hợp và tốt nhất, lập kế hoạch thực hiện trong vài tuần, kết hợp 15 bí quyết sau và kiểm soát kết quả thu được.
15 bí quyết cho kỹ năng quản lý thời gian

1. Chọn công việc ưu tiên
Trước khi bắt đầu ngày làm việc, tạo một danh sách các nhiệm vụ phải được chú ý làm ngay cũng như những việc kém quan trọng nhưng lại tiêu tốt nhiều thời gian quý báu của bạn. Một vài việc sẽ cần làm ngay lập tức và số khác thì có thể để sau vài ngày. Với thời gian trước mắt, hãy ưu tiên tập trung làm những việc quan trọng hàng đầu.
2. Tránh chần chừ
Chần chừ là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng nhiều nhất đến năng suất làm việc. Nó làm bạn lãng phí thời gian và mất dần năng lượng. Tránh nó càng xa càng tốt!
3. Theo dõi tiến độ
Ghi chú những việc cần làm và thứ tự phải hoàn thành. Hãy để ghi chú ở nơi bạn thường xuyên nhìn thấy nhất. Theo dõi tiến trình thực hiện, nên gạt bỏ những việc đã làm để tập trung hơn vào việc còn lại.
4. Tránh quá căng thẳng
Một chút áp lực là cần thiết và bạn nên học cách chịu đựng. Tuy nhiên, đừng để đầu óc luôn bị vây quanh bởi căng thẳng, nếu không thì tình trạng lo lắng sẽ xuất hiện và lấn át mọi suy nghĩ cũng như ảnh hưởng đến việc đang làm. Phân chia nhỏ công việc để xử lý sẽ tránh được tình trạng này.
5. Đặt thời hạn công việc
Mỗi một công việc cần có một hạn mức thời gian để hoàn thành. Chỉ như vậy mới đảm bảo bạn có thể làm nhiều việc trong quỹ thời gian cho phép. Lưu ý là nên đặt deadline cho mình sớm hơn thời gian cho phép.
6. Tránh đa nhiệm vụ
Có phải “đa nhiệm” là tốt vì chứng minh được khả năng làm nhiều việc cùng một lúc? Điều thật sự là chỉ khi tập trung vào 1 và chỉ 1 công việc thì khả năng giải quyết mới đạt đến kết quả cao nhất.
7. Thức dậy sớm
Những nhà lãnh đạo tài giỏi thường có thói quen dậy sớm vì họ cho rằng thời gian này mang lại nhiều bình yên, sáng tạo và thoải mái trong suy nghĩ. Ví dụ như: Tim Cook – CEO của Apple thường gửi email từ 4h30; Padmasree Warrior – Cựu Giám đốc kỹ thuật của Motorola và Cisco thường dậy từ 4h30; CEO Jeff Jordan của Paypal & OpenTable bắt đầu ngày mới tại công ty vào lúc 5h; Bà Ursula Burns – CEO của Xerox có thói quen dậy từ 5h15; CEO Howard Schultz của Starbucks đến văn phòng trước 6h sáng…
8. Nghỉ giữa quãng
Làm việc xuyên suốt trong thời gian dài mà không có bất kỳ khoảng nghỉ sẽ tăng thêm phần mệt mỏi và căng thẳng. Dành 5-10 phút đi lại, nghe 1 bài hát,… thư giãn nhẹ để tăng hiệu suất làm việc sau đó.
9. Biết cách nói “Không”
Hãy học cách từ chối lịch sự, khéo léo. Đừng vội nhận lời nhờ của đồng nghiệp khi công việc của mình đang bị tồn đọng, làm chi phối thứ tự ưu tiên những việc phải hoàn thành.
10. Tránh xa những điều gây xao lãng
Có thể là điện thoại cá nhân hay những trang web giải trí bạn yêu thích. Chỉ dùng chúng trong giờ giải lao vì công việc cần sự tập trung cao.
11. Tăng cường làm việc nhóm
Nếu khả năng làm việc nhóm của bạn tốt thì những nhiệm vụ bạn được phân công sẽ được tập trung vào thế mạnh của bạn. Hơn nữa, sự giúp đỡ giữa các thành viên cũng đẩy nhanh thời gian hoàn thành công việc.
12. Xem thời gian là “tiền bạc”
Là cách nhanh nhất để bạn tránh xa việc lãng phí thời gian và rèn luyện tính tiết kiệm cũng như sử dụng hiệu quả.
13. Tập trung vào chính bạn
Khi bạn làm việc thì khả năng tập trung phải được đẩy lên mức cao độ. Hãy xem mình là trung tâm, mọi vấn đề, cách xử lý, tình huống phát sinh phải xoay quanh công việc. Chỉ khi đó thì bạn mới có thể nghĩ ra những ý tưởng giải pháp sáng tạo.
14. Dùng các ứng dụng ghi chú
Hãy dùng thêm những ứng dụng (Evernote) liệt kê danh sách công việc và theo dõi kết quả. Bởi vì chúng giúp bạn kết nối với những thiết bị khác để có thể kiểm soát dù khi phải ra ngoài hoặc để điều chỉnh khi cần thiết.
15. Linh hoạt ứng biến
Một kế hoạch hoàn chỉnh vẫn có thể dẫn đến những tình huống phát sinh ngoài mong muốn. Thế nên, với danh sách việc cần làm dù đã sắp xếp cẩn thận vẫn nên biết rằng sẽ chẳng thể cố định. Điểm mấu chốt là khi có nhiệm vụ mới thì phải biết lựa chọn, nhận làm hay không, phân định trật tự trước-sau,…